Controle de Estoque

Tudo que você precisa para começar e se tornar mais eficiente

Este guia fornece tudo que você precisa para começar a controlar o estoque. Os conselhos, orientações, fórmulas, metodologias, desenvolvimento de políticas e orientação de software fáceis de entender ajudarão qualquer empresa, grande ou pequena.

Incluído nesta página:

O que é controle de estoque?

O controle de estoque, também chamado de controle de estoque, é o processo de garantir que a quantidade certa de suprimento esteja disponível em uma organização. Com os controles internos e de produção apropriados, a prática garante que a empresa possa atender à demanda do cliente e entregar elasticidade financeira.

O controle de estoque bem-sucedido requer dados de compras, novos pedidos, remessa, armazenamento, armazenamento, recebimento, satisfação do cliente, prevenção de perdas e rotatividade. De acordo com o “Relatório do Estado das Pequenas Empresas” de 2017 , quase metade das pequenas empresas não rastreia seu estoque, mesmo manualmente.

O controle de estoque permite o máximo de lucro com o mínimo de investimento em estoque, sem afetar a satisfação do cliente. Feito corretamente, permite que as empresas avaliem a sua situação atual quanto ao patrimônio, saldos contábeis e relatórios financeiros. O controle de estoque pode ajudar a evitar problemas, como eventos de falta de estoque (falta de estoque). Por exemplo, o Walmart estimou que perdeu US $ 3 bilhões em vendas em 2014 porque seus procedimentos inadequados de controle de estoque levaram à falta de estoque.

Parte integrante do controle de estoque é o gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM), que gerencia o fluxo de matérias-primas, mercadorias e serviços até o ponto em que a empresa ou os clientes consomem as mercadorias. O gerenciamento de depósito também cai diretamente na arena do controle de estoque. Este processo inclui a integração da codificação do produto, pontos de pedido e relatórios, todos os detalhes do produto, listas de estoque e contagens e métodos de venda ou armazenamento. A gestão de armazém sincroniza as vendas e compras com o stock disponível.

O gerenciamento de estoque é um termo de nível superior que abrange o processo completo de aquisição, armazenamento e obtenção de lucro com suas mercadorias ou serviços. Embora o controle de estoque e o gerenciamento de estoque possam parecer intercambiáveis, eles não são. O controle de estoque regula o que já está no depósito. O gerenciamento de estoque é mais amplo e regula tudo, desde o que está no depósito até como uma empresa obtém o estoque lá e o destino final do item.

As práticas e políticas de controle de estoque devem ser aplicadas a mais do que apenas produtos acabados e em bruto. O gráfico a seguir mostra todas as coisas que uma empresa pode gerenciar usando essas práticas.

Como o controle de estoque pode melhorar seus negócios

A implementação de procedimentos de controle de estoque adequados pode ajudar a garantir que uma empresa esteja operando em níveis financeiros ideais e que os produtos atendam às necessidades e expectativas dos clientes. De acordo com o “Relatório do estado global do atendimento ao cliente multicanal” de 2015, 62% dos clientes pararam de fazer negócios com uma marca cujo atendimento ao cliente era ruim. Dessas reclamações de atendimento ao cliente, a frustração com itens fora de estoque ou pedidos em espera está no topo da lista. Na verdade, pesquisas sobre lojas de conveniência mostram que a falta de estoque pode fazer com que uma loja perca completamente um em cada 100 clientes. Além disso, 55% dos compradores em qualquer loja não comprariam um item alternativo quando seu produto normal estivesse fora de estoque. Outras áreas onde as empresas incorrem em despesas ou perdem vendas que as práticas e métodos de controle de estoque podem abordar incluem:

Deterioração
Estoque morto
Excesso de custos de armazenamento
Eficiência de custos
Vendas diminuídas
Perder clientes fiéis
Excesso de estoque
Perda de controle de estoque
Perda de mercadorias no armazém

De acordo com David Pyke, co-autor de Inventory and Production Management in Supply Chains , agora em sua quarta edição, e professor de operações e gerenciamento da cadeia de abastecimento da Universidade de San Diego , “proprietários de pequenas e emergentes empresas ficariam surpresos ao ver veja quanta ajuda eles podem obter e dinheiro que podem economizar gerenciando sabiamente seu estoque. Muitas pequenas empresas não estão ganhando dinheiro e grande parte de seu financiamento está vinculado a seus estoques. Boas práticas equilibram a demanda do cliente e o gerenciamento de estoque da maneira mais inteligente possível. ”

Dicas e conselhos de especialistas para iniciar o controle de estoque

Explorar completamente as complexidades dos procedimentos e da teoria de controle de estoque pode ser muito para algumas empresas. As dicas abaixo podem ajudá-lo a identificar o que você precisa fazer antes de implementar um novo processo de controle de estoque:

Um bom plano de controle de estoque tem vários princípios essenciais: Adquirir um sistema de software que cuide do seu estoque não é suficiente. Um bom plano de controle de estoque trata de seus pedidos, desde a produção ou compra até a venda dos itens e, por fim, removê-los de seus livros. Um programa de controle de estoque deve levar em conta coisas como a redução do espaço desperdiçado no depósito, pedidos de suprimentos usando uma fórmula de previsão e estabelecimento de relacionamentos com fornecedores.
Planeje primeiro, depois execute: qualquer gerente que se preze dirá que o gerenciamento e o controle do estoque são contínuos e não residem apenas no nível do depósito. Você deve atualizar continuamente seu plano e colocá-lo em prática. Você deve acompanhar as métricas e atualizar suas previsões para os meses futuros semanalmente e fazer alterações no gerenciamento de estoque planejado conforme necessário. Também pode ser necessário alterar seu plano de gerenciamento de estoque com base em eventos mundiais.
Garanta que você sempre tenha um estoque crítico: sejam peças de máquinas ou um item que é a espinha dorsal das vendas, determine qual estoque é crítico e garanta que esses itens nunca fiquem fora de estoque. Para isso, você deve ter um processo de controle de estoque em vigor.
Revise cuidadosamente todas as remessas: Um ponto-chave de perda de estoque ocorre quando sua empresa recebe inicialmente um item. Reveja atentamente as guias de remessa e os produtos quanto a danos.
Nomeie os membros corretos da equipe de gerenciamento de estoque: A adesão da equipe é crucial, mas certifique-se de que aqueles atribuídos aos processos de controle de estoque sejam as pessoas certas para o trabalho. A matemática deve estar entre seus pontos fortes e eles devem ter tempo para realizar a tarefa corretamente. Idealmente, sua equipe de gerenciamento de estoque inclui pessoas que tocam em cada estágio do processo, desde gerentes de armazém a especialistas em compras e selecionadores no chão de fábrica. As empresas menores devem considerar a inclusão de todos os gerentes e alguma representação da equipe de linha de frente.
Agrupar itens semelhantes: Tanto quanto possível, agrupar inventário semelhante nas mesmas áreas. Além disso, produtos exclusivos devem ter um único local de armazenamento.
Encontre o equilíbrio entre os custos de estoque e os benefícios de ter estoque disponível: O desenvolvimento de um sistema de controle de estoque realmente eficaz depende de encontrar o equilíbrio certo entre o custo de fazer e armazenar estoque e evitar rupturas. O dinheiro da sua empresa está vinculado a esse estoque. Felizmente, conhecer bem o seu negócio permitirá que você escolha os métodos e técnicas de previsão corretos. Você está procurando determinar o custo total do seu estoque, incluindo fatores como custos de armazenamento e perecíveis, e pesando isso contra a demanda e o custo de falta de estoque para lhe dar o equilíbrio certo
Olhe para outros planos de alto nível: Se você não tem controle positivo sobre seu estoque, provavelmente precisará abordar outras áreas de seu negócio. Você tem um plano de gerenciamento de qualidade adequado? Você olhou para o seu plano de gerenciamento de instalações recentemente?
Escolha um sistema escalável: É tentador para as pequenas empresas solicitar sistemas de software que sejam de tamanho único ou, inversamente, gratuitos ou de baixo custo. Os sistemas baseados em nuvem podem crescer com um negócio e fornecer as análises de que você precisa para continuar o crescimento do seu negócio.
Seu software é tão bom quanto seus processos: O software não pode resolver processos ruins, apenas automatizá-los.
Tenha um plano de backup: não importa o quão avançado seja o software ou o processo bem elaborado, certifique-se de que sua empresa tenha um plano de backup para quedas de energia e roubo. A computação em nuvem é sempre uma opção melhor do que um servidor local.

Conselhos acionáveis de um especialista em gerenciamento de estoque

O especialista em controle de estoque, Dr. Pyke, aconselha: “Tenho observado que o mundo dos negócios tem um entendimento fraco de gerenciamento e controle de estoque. Eles são treinados superficialmente e, às vezes, aplicam apenas uma experiência superficial em suas práticas. Às vezes, isso funciona muito bem. Em meus 30 anos de experiência, no entanto, vi que muito dinheiro pode ser economizado treinando e gerenciando o controle de estoque em profundidade. ”

“Assim como o sistema Kanban da Toyota para otimizar as configurações, obviamente existem áreas em que podemos melhorar o fluxo. As empresas devem ser proativas em seu sistema de sequenciamento, em vez de reativas – ao mesmo tempo em que fazem esse equilíbrio. Se você observar os mecanismos subjacentes durante o planejamento, poderá prosseguir a partir daí. O sistema que você escolher pode variar drasticamente dependendo da situação e pode fazer toda a diferença no seu desempenho real. ”

Como controlar seu estoque

Basicamente, fazer um inventário é apenas o processo de determinar o que você tem e onde armazena para que possa avaliá-lo. Nem todos os procedimentos de controle de estoque são ideais para todos os negócios ou para os diversos estágios de crescimento e desenvolvimento de uma organização. Alguns métodos são muito complicados, especialmente para empresas menores. Você deve ser capaz de usar seu sistema para rastrear os níveis de estoque, criar pedidos e enviar estoque. Alguns sistemas básicos para rastreamento de estoque incluem:

Manual: seja por meio de um livro-razão ou de um livro de estoque, registrar manualmente o inventário com uma caneta e papel é a maneira mais simples de rastrear o que entra e sai. Pequenos negócios com poucos itens podem se safar usando esse tipo de sistema. Este sistema pode ser desafiador porque é um registro real que você não pode minerar e usar para fins de planejamento.
Cartões de estoque: um método um pouco mais complexo usa cartões de estoque, também chamados de cartões bin. Um cartão de estoque é uma tabela que registra o preço unitário em execução, o preço de venda e a contagem de estoque de cada produto. Use cartões individuais para cada produto em grandes depósitos ou depósitos. O sistema também rastreia compras, vendas, devoluções e outros motivos para retirada de estoque, como retiradas promocionais. Você pode incluir notas adicionais no cartão de estoque, como quaisquer problemas associados a esse item. Para que um sistema de cartão de estoque seja eficaz, atualizações consistentes são essenciais. Você também deve registrar puxões de estoque incomuns; caso contrário, você corre o risco de receber dados imprecisos.
Planilhas simples: muitas empresas, especialmente pequenas empresas, usam planilhas para rastrear o estoque. Quer usem o Microsoft Excel ou algo semelhante, as planilhas são uma maneira de começar a automatizar e capturar eletronicamente os dados do produto. Com atualização consistente e codificação básica, você pode garantir que possui estatísticas e níveis de estoque atuais disponíveis. As empresas personalizam rapidamente esses sistemas para atender às suas necessidades. Uma vez que todo mundo que constrói uma planilha o faz de maneira ligeiramente diferente, os usuários precisarão de um conhecimento íntimo de como a planilha funciona. Este método também é considerado manual porque a única maneira de atualizar automaticamente o sistema de planilhas é adicionando macros de alto nível ou codificação que os conecta a outros sistemas.
Software de inventário básico: o software de inventário simples geralmente tem baixo custo e é direcionado a empresas de pequeno e médio porte. Essa automação simples costuma ser baseada na nuvem e se conecta ao software do seu ponto de venda, para que possa gerar atualizações automáticas de estoque em tempo real. Você também pode incorporar análises e relatórios e executar comparações de custos, criar novos pedidos, identificar os melhores e os piores produtos vendidos e detalhar os detalhes do pedido ou padrões do cliente. Alguns sistemas de software de gerenciamento de estoque simples podem ser escalonados para funcionalidades mais complexas conforme sua empresa cresce.

Algumas empresas preferem manter os sistemas simples de controle de estoque. Outras empresas planejam crescimento e escala. Você também pode rastrear o estoque com:

Software avançado: Projetado para rastrear inventário, a maioria dessas soluções de software direcionadas podem ser integradas ao software existente, são escalonáveis e fornecem análises e modelos. O software avançado está agora ao alcance de muitas empresas de pequeno e médio porte porque não tem mais custos proibitivos.

Tipos de sistemas de controle de estoque

Os sistemas de controle e monitoramento de estoque são abordagens contábeis para rastrear o número de mercadorias disponíveis. As grandes empresas costumam monitorar o estoque em lojas, depósitos e até sites. Os dois sistemas principais são sistemas de rastreamento periódico e perpétuo.

O sistema periódico versus o sistema perpétuo

O Sistema de Inventário Periódico

A maioria das pequenas empresas ainda usa o gerenciamento de inventário periódico porque não requer software sofisticado ou varredura de inventário. Um sistema de inventário periódico depende de contagens físicas ocasionais ou regulares do inventário. Você decide os períodos contábeis com base nas necessidades do negócio, mas não rastreia o estoque diariamente ou continuamente. Em vez disso, você registra todas as compras em uma conta de compra. Depois de conduzir o inventário físico, você transfere o saldo da conta de compras para a conta de inventário. Finalmente, você ajusta a conta do estoque para corresponder ao custo do estoque final. Você pode calcular o custo do estoque final usando PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) ou UEPS (último a entrar, primeiro a sair).

Os desafios do sistema periódico são especialmente aparentes ao realizar uma contagem de inventário físico. A maioria das atividades normais de negócios deve ser suspensa durante esse período, pois exige muito trabalho manual. Muitas empresas contratam pessoal adicional e tentam fazer isso fora do horário comercial normal, como durante o turno da noite. Esse tipo de sistema incorre em mais fraude porque não há nada rastreando o estoque entre as contagens físicas, reduzindo a responsabilidade entre os estoques, e porque é mais desafiador determinar onde ocorreram quaisquer discrepâncias de estoque.

O Sistema de Inventário Perpétuo

O sistema perpétuo pode ser mais caro de implementar do que o sistema periódico devido às necessidades de equipamento e software. No entanto, o sistema atualiza contínua e imediatamente os números do estoque. Este sistema calcula o estoque com base nas vendas e compras por meio do ponto de venda e software de gerenciamento de ativos. Dessa forma, você tem uma contabilidade precisa do estoque disponível o tempo todo. O rastreamento perpétuo é a melhor maneira de evitar rupturas de estoque quando seus clientes esgotam o estoque de um determinado produto. Com um sistema perpétuo, você pode obter contato mínimo do funcionário com as mercadorias.

Os desafios desse tipo de sistema ocorrem quando você o utiliza sem realizar inventários físicos. Em outras palavras, o estoque registrado pode não refletir com precisão o que está fisicamente em estoque com o passar do tempo, muito menos a contabilização de remessas descartadas ou estoque no pedido. Você deve contabilizar quebras, bens roubados e perdas para garantir que o sistema seja preciso. Além disso, erros e itens escaneados incorretamente afetam os registros de inventário. Você pode lidar com isso matematicamente aplicando correções que são responsáveis principalmente por essas coisas. Os especialistas concordam, porém, que embora os inventários físicos não sejam comuns, você deve implementar algum processo manual de levantamento de estoque para complementar um sistema perpétuo. Você pode integrar esses tipos de sistemas com a automação da cadeia de suprimentos para tomar decisões mais rápidas com base nos dados.

Códigos de barra

Os códigos de barras podem fazer parte de um sistema de estoque perpétuo ou periódico. Alguns podem considerar os códigos de barras parte de um sistema de gerenciamento de estoque, mas na verdade, este é um equipamento que se enquadra no sistema de gerenciamento de estoque existente. Um código de barras é essencialmente uma pequena imagem com texto ou números que são colocados em cada item de estoque. O texto ou números armazenam uma grande quantidade de informações. Um scanner lê essas informações e as transfere para um banco de dados, que rastreia as peças e suas localizações. O sistema executa varreduras quando o novo estoque chega e quando é retirado. Os códigos de barras têm um rápido retorno sobre o investimento (ROI), reduzindo as despesas operacionais depois de implementados, mesmo para pequenas empresas .

Outros benefícios do código de barras incluem:

A eliminação de erros manuais de dados
Coleta mais rápida de informações de inventário
Atualizações automáticas de inventário
Racionalização da documentação e relatórios
Habilitando a movimentação de estoque entre vários depósitos e departamentos
Identificação fácil e rápida de níveis mínimos e reordenação de níveis necessários

Implementar códigos de barras no inventário é uma ideia inteligente porque eles oferecem escalabilidade e precisão, mesmo para pequenas empresas em crescimento.

Identificação por radiofrequência (RFID)

As etiquetas RFID também são um tipo de equipamento que se enquadra em um sistema de gerenciamento de estoque existente. As etiquetas RFID são um tipo de rastreamento inteligente. As etiquetas RFID contêm informações armazenadas eletronicamente, mais informações do que é possível com códigos de barras convencionais. As etiquetas podem ser passivas ou ativas: as etiquetas RFID ativas incluem baterias, enquanto as etiquetas passivas não têm baterias. O leitor RFID fornece energia para tags passivas por meio de ondas de rádio, enquanto as tags ativas enviam suas ondas de rádio. Ambos os tipos de tags são atualizados automaticamente para identificar o estoque e capturar todos os dados associados.

As etiquetas RFID são uma forma eficaz de proteger itens e produtos de alto valor que exigem conformidade de segurança adicional, como produtos farmacêuticos. As tags ativas são o melhor curso em empresas onde a segurança do estoque tem sido um problema.

Embora a segurança seja o principal benefício do RFID, outros recursos incluem:

Leitura remota de tags: A faixa de leitura para tags passivos é de aproximadamente 12 metros e a faixa para tags ativas é de 300 pés.
Leitura Simultânea de Tags: O sistema pode ler vários tags simultaneamente para que possa fazer o check-in de um palete inteiro de produtos de uma só vez.
Códigos de etiqueta exclusivos: para rastrear produtos exclusivos, não apenas um tipo de produto, você pode dar às etiquetas códigos de identificação exclusivos.
Atualizações constantes: sem ter que atualizar a etiqueta física no item, você pode enviar atualizações, como localização do armazém por meio de sua etiqueta ativa ou mantendo o sistema de etiqueta passiva ativado.

Alguns desafios com o uso de RFIDs incluem:

As etiquetas RFID passivas requerem scanners ou leitores portáteis.
O custo pode ser proibitivo para algumas empresas.
A cadeia de suprimentos também precisa do equipamento necessário para etiquetas RFID.

Se você está pensando em usar etiquetas RFID, elas se tornaram mais baratas nos últimos anos. Os especialistas dizem que o melhor uso das etiquetas RFID é colocá-las em pontos de alto risco perto do estoque, como nas saídas. Finalmente, para produtos com vida útil limitada, um sistema RFID pode fornecer informações para garantir o controle de qualidade, como quando foram trazidos e suas datas de validade (se for o caso).

Uma tendência recente entre as pequenas empresas é o uso de códigos QR, que são como códigos de barras, mas você não precisa comprar equipamentos caros para lê-los. Você pode instalar um aplicativo em um smartphone que lê códigos QR. Eles também carregam mais informações do que um código de barras por causa de seus padrões de matriz. Os códigos QR não são sistemas ativos como etiquetas RFID ativas e não são tão caros.

Métodos de controle de estoque

Os métodos de controle de estoque são as maneiras pelas quais você usa os pontos fortes e os relacionamentos de seu negócio, sua experiência, fórmulas e previsões para determinar quanto estoque você mantém, vende, armazena e pede. O controle de estoque eficaz equilibra o controle de custos e o atendimento às demandas do cliente.

Os dias de estoque pendente (DIO) de uma empresa medem quantos dias uma empresa mantém ações antes de vendê-las. O DIO é uma medida de eficiência porque o estoque bloqueia fundos. Quanto menor o DIO, melhor, especialmente para uma pequena empresa. As pontuações DIO aumentaram nos últimos cinco anos em 8,3% , o que significa que as empresas têm práticas de controle de estoque piores. Além disso, é necessário aumentar o espaço do armazém, o que significa …

A metodologia de controle de estoque mais eficaz pode variar entre as empresas. Qualquer que seja a metodologia escolhida, ela deve ser clara para os funcionários e ter políticas e procedimentos bem definidos. Se você usa software com sua metodologia, observe os sistemas que apresentam os principais recursos de que sua empresa precisa, não apenas um pacote que serve para todos. O controle organizacional começa com a etiquetagem de itens, seja por meio de SKUs ou de um sistema mais complexo. O controle de qualidade requer padrões e políticas de qualidade a serem seguidos pelos funcionários.

As melhores práticas de controle de estoque incluem:

Escolha uma Metodologia de Melhoria de Gestão: As metodologias de melhoria de gestão envolvem mais do que apenas controle de estoque. Você pode melhorar seu negócio, de cima a baixo, com uma metodologia de gestão com a qual se compromete. Os exemplos incluem Kaizen, Lean e Six Sigma.
Otimize os procedimentos de compra: uma das marcas do gerenciamento de estoque adequado é garantir que você use dados e previsões para controlar seus procedimentos de compra. Isso também inclui a identificação de itens monitorando a demanda do cliente, removendo estoque obsoleto e ajustando estoque de segurança e pontos de reabastecimento.
Gerenciar relacionamentos com fornecedores: é fundamental gerenciar bem os relacionamentos da cadeia de suprimentos, porque muitas vezes você pode evitar e resolver problemas trabalhando em estreita colaboração com os fornecedores. Por exemplo, os fornecedores podem oferecer à sua empresa uma quantidade mínima de pedido negociável, retirar produtos que não estão à venda e ajudá-lo a reabastecer rapidamente quando as vendas de um produto específico aumentarem.
Crie relatórios automatizados: como os sistemas de gerenciamento e controle de estoque produzem grandes quantidades de dados, as empresas precisam encontrar maneiras de analisar, relatar e usar esses dados. Muitos sistemas geram relatórios automaticamente de status de estoque, registros de estoque, reconciliação, estoque histórico, estoque antigo e dados financeiros de estoque. Além disso, as empresas devem decidir em que ponto ao longo de sua cadeia de suprimentos devem compartilhar esses relatórios, para que os fornecedores possam se preparar adequadamente.
Conduza uma avaliação de risco: Problemas surgem regularmente nas empresas, quer você tenha um aumento inesperado nas vendas, um déficit de caixa, espaço insuficiente no depósito, um erro de cálculo no estoque, produtos com movimentação lenta ou produtos descontinuados. Prepare uma matriz de avaliação de risco para determinar quais são seus piores riscos e como você pode lidar com eles quando ocorrerem.
Auditoria Regular : Realize auditorias regulares para garantir que seu estoque real e relatórios estejam alinhados. Existem três maneiras de realizar uma auditoria: inventário físico, verificação pontual e contagem cíclica. Um inventário físico requer a contagem de todo o seu inventário e deve ser realizado pelo menos uma vez por ano e frequentemente no final do ano para se alinhar com os relatórios de imposto de renda. A verificação pontual é quando você escolhe um ou dois produtos em um momento diferente do estoque completo, verifica fisicamente e compara com o que está em sua documentação ou sistema de software. Produtos problemáticos ou de venda rápida são ideais para verificação no local. A contagem cíclica distribui a reconciliação ao longo do ano. Cada produto tem seu período de auditoria, mas você deve verificar os itens de alto valor com mais frequência. Para obter mais informações sobre a contagem cíclica, consulte“Usando software de controle de estoque para contagem cíclica” .
Controle seletivo de estoque (previsão): muitas técnicas se enquadram no controle e gerenciamento seletivo de estoque ou previsão, como a análise ABC. Nesta forma de análise, você classifica o estoque com um dos seguintes: valor de uso, fonte de aquisição, dificuldade de aquisição, sazonalidade, preço unitário e taxa de consumo. Escolha uma fórmula com base na importância relativa de cada classificação e no quanto isso afeta o estoque.

Metodologias de gestão utilizadas no controle de estoque

Muitas metodologias de controle e gerenciamento de estoque são relevantes para todos os setores, seja você um varejista de calçados ou uma grande empresa de petróleo. As diferentes metodologias de gestão:

Manufatura Enxuta : A manufatura enxuta é uma filosofia de gerenciamento de alto nível que agrega valor ao cliente por meio do aumento da eficiência da manufatura. A manufatura enxuta também usa Kanban, um sistema de programação básico, escalonável e visual. Os trabalhadores podem visualizar todas as tarefas em um projeto sob um dos títulos: A Fazer, Em Andamento e Concluído. Esse processo destaca quaisquer gargalos ou atrasos por sua falta de movimento de uma coluna para a outra, para que você possa resolvê-los.
Seis Sigma: Entre as técnicas de gerenciamento mais conhecidas está o Seis Sigma. A intenção da metodologia é reduzir a probabilidade de que erros ou defeitos aconteçam usando as técnicas de melhoria contínua de processos de definir, medir, analisar, melhorar e controlar (DMAIC). Recorrendo a esses princípios básicos de gerenciamento, os profissionais podem trabalhar com Six Sigma e outras metodologias de controle de estoque para diminuir problemas como rupturas de estoque e melhorar a produção e entrega no prazo.
Lean Six Sigma: Combinando Lean e Six Sigma, esta técnica se concentra na redução de desperdício e na redução de defeitos do produto. Lean Six Sigma é especialmente útil para encontrar e eliminar as causas básicas da cadeia de suprimentos e desperdício de gerenciamento de estoque. Usando a combinação de técnicas, você pode encontrar maneiras de fazer melhorias, como reduzir custos de estoque e melhorar seu processo de inventário.

Métodos para reabastecer estoque

Existem muitas maneiras de controlar o estoque, quer você use técnicas que especificam quando fazer o pedido, fórmulas de previsão ou técnicas de venda e armazenamento.

As formas de controlar o estoque por quando ou como você faz o pedido de bens ou materiais incluem:

FIFO e LIFO: são métodos de atribuir valor aos produtos. UEPS assume que as mercadorias adicionadas por último ao estoque são as primeiras a serem vendidas, enquanto PEPS assume que as primeiras mercadorias adicionadas ao estoque serão as primeiras a serem vendidas.
Controle de estoque mínimo e máximo : esta teoria define os níveis mínimo e máximo de estoque para manter itens específicos em seu estoque. Portanto, quando você chegar ao nível mínimo de estoque, peça apenas o suficiente para atingir o nível máximo definido. Os críticos dessa abordagem dizem que você pode acabar com muitos ou poucos produtos.
Estoque JIT: A estratégia de gerenciamento de estoque just-in-time (JIT) alinha o pedido de matéria-prima dos fornecedores com a programação de produção. Você diminui o desperdício na forma de custo de estoque porque as mercadorias estão no local apenas quando necessário. O JIT pode ser uma etapa na manufatura enxuta, exigindo ligeiramente que o JIT incorpore o que o cliente deseja em cada produto fabricado. O risco com este método é ficar sem estoque devido a fornecedores ineficientes, mas o gerenciamento de relacionamento com o fornecedor pode mitigar de alguma forma esse risco.
Sistema de duas ou três caixas: Um sistema de duas ou três caixas envolve dois contêineres do mesmo item de estoque. Quando um contêiner fica vazio, você usa o segundo contêiner (o backup), que então identifica o ponto de novo pedido (ROP). O ROP é quando o estoque desce a um nível que inicia as atividades de reposição de estoque. O problema com um método tão básico é evidente em situações onde há pedidos grandes ou rápidos. Você pode nunca ter certeza de quanto produto está em estoque em um determinado momento, então você pode não ser capaz de prever se pode atender a um grande pedido ou pedidos rápidos e sucessivos.
Quantidade fixa do pedido: em uma regra de quantidade fixa do pedido, você só pode pedir uma quantidade específica de um item por vez. Com esta regra em vigor, erros de reordenamento, problemas de espaço de armazenamento e despesas desnecessárias são mantidos ao mínimo. Você pode vincular quantidades fixas de pedidos a ROPs automáticos.
Pedidos por período fixo : em uma regra de pedido por período fixo, você vincula a reposição de itens específicos a um intervalo específico. Nesse caso, a quantidade do pedido é sempre diferente para compensar a demanda do cliente.
Vendor-Managed Inventory (VMI): Neste método, muitas vezes é o representante de vendas que gerencia o estoque de produtos específicos, observando e solicitando o que precisa de reposição. Por exemplo, um representante de uma empresa de bebidas que realiza as entregas analisa o estoque e o espaço disponível para seus produtos na loja e os reabastece.
Definir níveis de paridade: quando o estoque cai abaixo dos níveis de paridade, seu software deve sinalizar para você pedir mais. Os níveis de par variam de acordo com o produto, as taxas de vendas relativas e o tempo para reabastecimento e exigem pesquisa e tomada de decisão sólida. Os níveis de par mudam com o tempo e devem ser redefinidos em intervalos regulares. Do lado positivo, ter níveis mínimos torna seu negócio mais eficiente e flexível. Quando novos produtos chegam ao mercado, você pode comprá-los, pois seus fundos não estão completamente presos ao estoque existente.

Além disso, os custos de armazenamento são mais baixos e, se sua empresa se mover rapidamente, ter apenas os níveis mínimos de estoque pode ser mais adequado. Alguns desafios que você pode enfrentar incluem a possibilidade de ficar sem estoque, pois pedir o mínimo pode ser mais caro e a variabilidade de quão bem seus fornecedores podem entregar produtos de forma rápida e eficiente. Você também deve ter um estoque de segurança junto com seu estoque mínimo. Estoque de segurança é o estoque que você mantém em excesso para o caso de atrasos na entrega. Você usa este estoque apenas em caso de emergência.

Controle de estoque com como você o vende

Você também pode controlar o estoque com a forma como o vende. Em alguns casos, o estoque nem mesmo faz parte do seu estoque local, mas você ainda pode controlá-lo. Veja como, com base em quando ou como você vende seus produtos:

Pacote: a combinação de bens ou serviços para oferecer ao cliente valor extra por um custo é chamado de pacote. Na prática de gerenciamento e controle de estoque, o empacotamento é uma maneira de mover o estoque antigo. Por exemplo, você inclui um presente surpresa grátis ou oferece um preço reduzido em outro item com base em uma compra. Essas técnicas também melhoram a experiência de seus clientes.
Estoque em movimento: quando o estoque está em movimento, em vez de armazenar mercadorias dentro de um depósito, os gerentes o deixam na carreta do caminhão e armazenam essa carreta no estacionamento do armazém. O motorista pode enganchar o trailer quando o estoque for necessário e levá-lo à loja. Os funcionários do armazém nunca tocam no estoque.
Drop Shipping: Também conhecido como cross-docking, drop shipping é quando um fabricante ou fornecedor envia seus produtos diretamente aos clientes em nome do varejista. O varejista nunca tem o produto em estoque e nunca manipula ou vê o produto. Essas empresas trabalham principalmente por meio de vendas pela Internet.
Estoque em consignação: este acordo comercial ocorre quando uma empresa dá seus produtos a outra empresa ou loja antes de pagar por eles. A vitrine ou empresa paga pelos produtos assim que os vende, por uma porcentagem combinada do preço de venda. Esse arranjo pode ser uma situação excelente para pequenas empresas que estão vendendo os produtos porque seu custo de propriedade é mínimo.
Backordering:Quando uma empresa decide aceitar pedidos e pagamentos de produtos que não estão em estoque, ela está aceitando pedidos em atraso. Para um número pequeno de itens (um ou dois), é fácil processar o pedido e informar ao seu cliente com uma previsão de quando você o atenderá. Além disso, quanto maior o valor do item, mais pacientes seus clientes serão com pedidos em atraso. Os problemas aumentam, no entanto, quando os produtos em espera começam a se multiplicar. Não é recomendado que pequenas empresas cujos produtos são geralmente estocados no local com muitos pedidos pendentes. Razões positivas para oferecer pedidos em atraso incluem o aumento do fluxo de caixa, adicionando alguma flexibilidade para pequenas empresas que não são capazes de lidar com a logística e menores custos de manutenção e excesso de estoque. Os desafios de pedidos pendentes incluem clientes possivelmente decepcionantes,

Métodos para vender ou armazenar estoque comparado

Previsão para controle de estoque

Em vez de usar um método manual para fazer novos pedidos, procure maneiras de prever matematicamente o que está em estoque ou quando fazer o pedido. Esses métodos podem incluir categorizar seu estoque, como no método ABC, mas principalmente mostrar o que você tem atualmente na loja:

Análise ABC: Este método de previsão da cadeia de suprimentos divide todo o estoque disponível em três grupos distintos. Os itens “A” são aqueles de alto valor e baixa frequência de vendas. O impacto orçamentário desses itens é significativo, mas suas vendas não são previsíveis. Os itens “B” são aqueles de valor moderado e frequência de vendas moderada. Os itens “C” são aqueles de baixo valor e alta frequência de vendas. Esses itens requerem menos supervisão devido ao menor impacto monetário e rotatividade constante. Usar esses delineamentos para inventário ajuda a priorizar, separando produtos que precisam de mais atenção do que outros. A previsão feita com análises ABC calcula a quantidade de estoque disponível com base neste delineamento. Além disso, os locais de armazenamento e embalagem podem ser configurados para refletir essas delimitações.
Fórmula de ponto de reabastecimento (ROP): A fórmula de ROP informa matematicamente o momento certo para solicitar ou produzir mais estoque. Usando as informações existentes, calcule a soma de sua demanda de lead time e estoque de segurança. Você pode precisar saber o tempo de processamento do novo pedido junto com esta fórmula, que é o tempo entre fazer um pedido e recebê-lo. Você deve levar em consideração o tempo de espera ao calcular o tempo do pedido. A fórmula para o ponto de novo pedido é:

Digamos que Ava tenha que calcular o ROP para os curativos líquidos que sua empresa fabrica em suas instalações. Ela calcula o estoque de segurança (SS) para este produto em 50 unidades.

Em seguida, ela calcula o Lead Time Demand (LTD) para esse produto.

Seu departamento de manufatura usa 20 unidades de matéria-prima por dia e leva cerca de cinco dias para que um novo pedido desses materiais chegue.

Usando essas informações, ela pode calcular o ROP:

Se o estoque de curativos líquidos cair abaixo de 150 unidades, Ava deve fazer um novo pedido.

Siga este gráfico útil para calcular seu ROP:

“O gerenciamento de estoque se complica muito rapidamente, explica o Dr. Pyke. “Por exemplo, um modelo de ponto de reabastecimento tem um gatilho. Portanto, a quantidade fixa do pedido é configurada de uma forma que otimiza as compensações envolvidas (ou seja, muito versus não o suficiente). Quando ajudo uma empresa, é aqui que costumo começar o treinamento. Além disso, muitas vezes surgem problemas na fabricação quando há atrasos entre o início e as trocas de processo – por exemplo, um fabricante de sorvete mudando de chocolate para baunilha versus baunilha para chocolate. No último exemplo, indo da baunilha ao chocolate, há menos complicações e problemas. Além disso, o chocolate cobre uma infinidade de pecados! No entanto, quando você passa do processo mais complexo (chocolate neste cenário) para o menos complexo (baunilha),

Quantidade econômica do pedido (EOQ): O EOQ determina a quantidade ideal de estoque que você deve comprar ou produzir para reduzir os custos de pedido e armazenamento. Esta fórmula é útil quando os custos de demanda, pedido e manutenção são consistentes ao longo do tempo. Você pode modificar a fórmula EOQ para compensar os diferentes níveis de produção ou intervalos de pedido.

Digamos que Ava queira saber o número ideal de garrafas de vidro de tamanho 12 que ela deseja ter em estoque para produção. Eles são muito caros para comprar e armazenar, então ela deve calcular o EOQ. A equipe de produção da Ava usa 1.000 garrafas de vidro de tamanho 12 anualmente. Custa à sua empresa cerca de US $ 3 por ano manter aquela garrafa em estoque, e o custo fixo para fazer um pedido é de US $ 5. Portanto,

O tamanho de pedido ideal para minimizar custos e atender à demanda do cliente é um pouco mais de 33 garrafas de vidro de 12 tamanhos. Agora que você tem a quantidade ideal, também pode usar a fórmula ROP para determinar o momento perfeito para pedir essas garrafas de vidro de 12 tamanhos.

Siga este gráfico útil para calcular seu EOQ:

Controle de estoque da cadeia de suprimentos

Existem algumas opções para controlar seu estoque ao longo da cadeia de abastecimento. Esteja você do lado da produção ou do depósito, essas técnicas podem ajudar.

Técnicas de controle de estoque da cadeia de suprimentos

Controle de lote: para controlar o estoque que você está produzindo, você pode executar o controle de lote. Este método produz mercadorias em lotes dimensionados para garantir que as quantidades certas de componentes estejam disponíveis para produzir o número necessário do produto acabado. O controle de lote é especialmente útil em conjunto com metodologias como manufatura enxuta e just-in-time. Os procedimentos de controle de lote economizam dinheiro e recursos.
Logística de terceiros (3PL): Algumas empresas terceirizam partes de sua cadeia de suprimentos, como em seus serviços de depósito, distribuição ou atendimento. A terceirização pode ocorrer em certas épocas do ano, como durante os feriados. Os 3PLs trocam funcionários constantemente, especialmente quando os contratam apenas sazonalmente. Esses funcionários inexperientes podem ser responsáveis por uma quantidade significativa de estoque perdido ou em falta.
Pedidos e remessas a granel: uma maneira de gerenciar custos é solicitar itens que você considera perenes a granel. Você também pode enviar itens perenes a granel com desconto. As empresas gastam mais dinheiro com antecedência, mas como os itens são vendidos de forma rápida e constante, o risco é baixo. O estoque a granel é mais fácil de gerenciar devido à consistência do produto, reduzindo os custos de gerenciamento. Os fabricantes oferecem um desconto ao pedir múltiplos do mesmo produto, tornando os produtos mais baratos. Essa opção pode ser adequada onde a demanda é difícil de prever. No entanto, o pedido em massa significa custos de armazenamento mais altos, é um desafio para produtos perecíveis, pode levar a estoque obsoleto e empatar capital.

Métodos de estoque ao longo da cadeia de suprimentos comparados

Quantidades em estoque: quanto manter

O tipo de estoque (bruto, não acabado, acabado ou consumível) que você possui também pode determinar quanto você deve manter em mãos.

Para estoque bruto, observe os seguintes fatores:

A confiabilidade do fornecedor e fontes alternativas de abastecimento
Se você produz e entrega os componentes em lotes
A previsibilidade da demanda
Descontos em massa

Estoque não acabado, também chamado de trabalho em andamento (WIP), custa espaço de armazenamento, mas geralmente é benéfico. Você pode adicionar um nível extra de proteção à sua produção com estoque não acabado. Por exemplo, se você tiver uma máquina no meio de um processo que corre o risco de quebrar, pode puxar o estoque inacabado para ignorar essa parte do processo.

Mantenha estoque extra acabado por perto ao identificar a demanda de um produto ou quando tiver certeza de que suas produções em lote são adequadas. Naturalmente, você também teria um estoque extra acabado disponível ao concluir um pedido grande.

A quantidade de estoque de produtos consumíveis que você deve manter também depende da confiabilidade de seus fornecedores. Se a demanda por esses produtos for bem conhecida e estável, você pode querer comprar mais. Além disso, se você espera aumentos de preços ou obtém um desconto significativo na compra a granel, é aceitável ter estoque adicional de consumíveis.

Políticas e processos de controle de estoque

O controle de estoque começa no momento em que as mercadorias entram em sua organização, seja pela porta da frente ou por meio de uma doca de recebimento. O desenvolvimento de procedimentos operacionais padrão (SOPs) pode ajudar a todos a compreender suas responsabilidades relacionadas ao estoque. SOPs são instruções passo a passo que definem atividades de rotina.

O que incluir em um SOP

No caso de controle de estoque, o SOP deve, no mínimo, abordar:

Recebendo bens e suprimentos
Armazenamento e rastreamento
Datas de inspeção e rotação
Segurança
Remessa

Se você estiver desenvolvendo novos SOPs, defina claramente as políticas e processos e peça aos membros da equipe (especialmente os novos) para revisá-los para compreensão. Dicas adicionais para políticas de controle de estoque incluem:

Separe o controle administrativo de estoque da contabilidade e das finanças: Para fins de segurança, a equipe que cuida da administração do controle de estoque não deve ser a mesma que realiza as funções de controle de estoque em finanças ou contabilidade.
Priorizar contagens precisas de estoque: Ocorrem problemas ao tentar cumprir um pedido com uma quantidade desconhecida ou imprecisa de estoque em estoque. A precisão do estoque é uma prioridade mais alta do que o atendimento do pedido.
Escolha as ferramentas certas: antes de esboçar seus processos, determine quais riscos são inerentes e aceitáveis ao tipo de ferramenta que você escolher. Quer você use um software dedicado, etiquetas RFID ou planilhas e caixas, defina seus sistemas primeiro.
Realizar Melhoria Contínua: para garantir a melhoria contínua, você deve incluí-la como parte de seus SOPs. Mesmo uma seção curta sobre os intervalos esperados para revisão fornece um lugar para a equipe começar.
Considere quantas vezes você precisa realizar contagens de estoque : Existem três maneiras distintas de realizar contagens de estoque: periodicamente, perpetuamente e uma combinação de perpétua e periodicamente. Decida os intervalos e escreva-os em seus SOPs.
Considere todos os equipamentos: Ao redigir suas políticas, considere as ferramentas disponíveis para definir expectativas realistas. Por exemplo, se você deseja que seus inventários físicos sejam concluídos em um fim de semana, determine se seus funcionários devem ter scanners que agilizam seu trabalho.
Determine, no mínimo, as políticas anuais de estocagem : No mínimo, as políticas anuais de estocagem devem incluir os níveis máximo e mínimo, os níveis de estoque de segurança e os níveis ideais para novos pedidos. Você também deve calcular seus níveis médios de estoque para ajudar a definir essas políticas.
Prepare um orçamento de estoque anual: Antes de comprar qualquer estoque, e pelo menos uma vez por ano, determine seu orçamento de estoque anual. Esta estimativa é o custo total de propriedade das mercadorias para o ano, incluindo os custos de materiais, manutenção, operação fixa, logística, redistribuição e quaisquer itens diversos.

Políticas básicas de controle de fatura

Políticas eficazes de controle de faturas devem informar a equipe sobre como sua empresa fatura os clientes, incluindo a programação, formulários e procedimentos. O desenvolvimento de políticas e procedimentos básicos de controle de faturas confiáveis garante que você receba a renda suada de seus produtos ou serviços. Normalmente, as faturas são enviadas após o atendimento do pedido. Suas políticas de fatura podem ser modelos e devem ser claras e simples para que a equipe possa segui-las sem muitos problemas.

Os tipos de fatura que você precisa controlar são:

Pedidos de compra: Antes de processar um pedido, os clientes ou equipe de vendas enviam os pedidos de compra. Esses documentos devem ser preenchidos e assinados pelo cliente, garantindo que todos os detalhes sejam precisos.
Recibos de pedido: as políticas em torno de um recibo de pedido devem refletir o conjunto de verificações que você realiza na entrega de um produto. Essas verificações devem iniciar o faturamento e incluir os números de rastreamento da remessa e a papelada do recibo.
Processos de faturamento: os modelos são ideais para uso em faturamento, especialmente se seu software os cria automaticamente. As políticas de faturamento devem garantir o número do pedido de compra, a data da fatura e incluir todos os detalhes de pagamento necessários.
Software: se sua base de clientes for grande ou crescente, considere investir em software de faturamento. Crie políticas que ajudem a apoiar o desenvolvimento de um modelo e garantam que o software rastreie e arquive todas as transações. O software também pode tornar a geração de relatórios de faturas não pagas mais eficiente e direta.
Pagamentos atrasados : Informe todos os clientes sobre sua política de atraso de pagamento ou inadimplência. Seja flexível, mas certifique-se de que esses documentos reflitam as consequências. Por exemplo, explique os períodos de carência e os procedimentos sobre quem acompanha o faturamento atrasado e que margem de manobra eles têm para que os clientes possam tomar suas próprias decisões sobre o pagamento atrasado de uma fatura.

Processos de controle de estoque

Os processos de controle de estoque são as ações e técnicas que você usa para organizar o estoque e medir as lacunas, oportunidades e o sucesso relativo do pedido e da produção. Muitas empresas usam KPIs para medir o sucesso de seus processos e procedimentos.

Algumas empresas estão tão preocupadas em não ter estoque suficiente que acabam estoques demais, o que lhes custa mais do que apenas o preço das mercadorias. Uma vez que prendem seu capital, eles devem armazenar seus produtos a um custo, e eles podem ser danificados ou depreciados. Divida seu inventário em três categorias básicas:

Estoque de segurança
Reposição
Excesso e obsoleto

Ao desenvolver processos de controle de estoque, determine se você também deve realizar simultaneamente uma avaliação de negócios. Você deve avaliar as funções e processos de negócios, particularmente no processo do pedido até a entrega (OTD), no estado em que se encontra para identificar as lacunas e oportunidades de mudança. Os princípios de gerenciamento de mudança devem levá-lo do estado em que se encontra até a implementação de suas mudanças futuras. Se você deseja atender melhor os clientes, determine como suas políticas e processos de controle de estoque os afetam.

Principais indicadores de desempenho no controle de estoque

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são métricas que demonstram como partes da sua empresa estão funcionando e como você está alcançando seus principais objetivos de negócios. Os KPIs também são úteis para comparar sua empresa a outras em seu setor. No controle de estoque, os KPIs podem ajudar a identificar pontos problemáticos e por que você está perdendo dinheiro. Se você está tendo rupturas de estoque, deve consertá-las para manter os clientes. Você desejará examinar seus objetivos de longo e curto prazo usando KPIs. Portanto, alguns KPIs devem ser executados regularmente. Por exemplo, uma proporção de estoque para vendas é um KPI que pode rastrear a previsão:

Outro KPI é a taxa de venda (STR), que ajuda a reter clientes. Use o STR como uma métrica para identificar por quanto tempo um produto está em estoque, se você precisa fazer um novo preço e quando fazer um novo pedido. Essa métrica é frequentemente comparada à taxa de giro do estoque, que tem um período mais longo para calcular (geralmente um ano inteiro). O KPI de taxa de sell-through compara o estoque recebido por meio de um fornecedor para determinar quanto você vende mensalmente:

O estoque médio é um KPI que ajuda a entender quantos produtos você está armazenando em períodos específicos:

Por fim, a taxa de atendimento é um KPI que informa o quão bem você atendeu seus pedidos para entregas únicas ou para entregas em um determinado período. Esse KPI também é chamado de taxa de preenchimento de item de linha (LIFR), com o termo “linha” se referindo à linha em um pedido ou manifesto. A fórmula para LIFR é:

Outra fórmula que determina o LIFR é:

Um pedido concluído é concluído quando atinge 100%. Por exemplo, Jack Heinz encomenda quatro produtos:

Esta empresa enviou as linhas de um a três (tubos de aço carbono sem costura, tubos de cobre e dreno de trincheira de plástico com grades) em 20 de maio de 2019. Quando a empresa executou o LIFR, foi anotado como 75%, porque havia quatro itens de linha, dos quais apenas três foram preenchidos:

A empresa despachou a conexão roscada de 90 graus na linha quatro em 24 de maio de 2019, elevando o LIFR para 100%. No entanto, se sua métrica se concentra na satisfação do cliente com base no atendimento de pedidos imediatamente, mantenha a métrica apenas para a taxa inicial. O LIFR inicial é de 75% e, sem dúvida, fornece mais informações do que o LIFR final.

Você também pode calcular as taxas de preenchimento por caso e valor. Ao expedir itens fora da remessa total, você não pode contar os itens não expedidos como perdidos e deve fatorar os itens expedidos. Em outras palavras, sua principal preocupação deve ser como sua empresa atende pedidos regularmente, não durante exceções. Para obter mais KPIs a serem rastreados, consulte “3 Métricas críticas de contabilidade de estoque que você deve rastrear”.

Software de controle de estoque

O controle manual do estoque tem seus desafios: pode exigir muito trabalho, ser difícil de compartilhar, estar sujeito a erros humanos, criar um excesso de papelada desnecessária e exigir monitoramento e verificação de fatos contínuos.

De acordo com o Dr. Pyke, uma solução de software não se adapta a todas as organizações. Ele diz, “existem sistemas que se integram com os sistemas ERP (planejamento de recursos empresariais) existentes. Algumas organizações desenvolveram seus próprios sistemas, usando suas melhores ideias e desenvolvendo o que precisam exatamente internamente. Quando faço consultoria, geralmente ajudo pequenas empresas a desenvolver suas próprias planilhas para começar. Uma das empresas que aconselho é uma grande empresa de software, e seu software é excelente e pode fazer coisas importantes para a empresa. Esses sistemas existem para empresas menores, mas também existem opções baratas que podem fazer um trabalho tão bom. ”

4 perguntas a fazer antes de comprar software de rastreamento avançado de estoque

Se você está começando a olhar para um software avançado para rastrear o estoque, precisará abordá-lo com cuidado e reflexão. Escolha o software de controle de estoque respondendo a quatro perguntas principais:

Quais produtos e quantidades de produtos eu preciso gerenciar?
Suas necessidades de software serão absolutamente diferentes, dependendo do que você vende e de quanto. Por exemplo, as prioridades do software são muito diferentes para empresas que vendem alimentos e para empresas que vendem eletrônicos de última geração. As empresas de vendas de alimentos precisam de um software que monitore as datas de vencimento. As empresas que vendem eletrônicos de última geração exigem software com recursos de segurança e análises que garantam que seu estoque não se torne obsoleto.
Quais são os recursos essenciais de que preciso?
Alguns sistemas de software se integrarão aos sistemas existentes, mas outros não. É fundamental decidir se você precisa dessa integração ou se irá incluir custos adicionais para substituir o software. Para obter mais informações sobre integração de software, consulte “Os benefícios de integrar seu software de inventário com seus processos de contabilidade e back-office” . Além disso, vamos supor que sua empresa tenha uma trajetória de crescimento massivo nos próximos cinco anos. Nesse caso, selecione o software que pode ser escalonado.
O que posso pagar pelo software?
Os sistemas de software que visam o controle de estoque podem diferir enormemente em custo. Bons vendedores podem definir um preço com base em seus requisitos. Nesse ponto, inclua qualquer outro software que precise ser alterado para acomodar a nova compra e o custo de transição no tempo da equipe. Calcule o retorno sobre o investimento (ROI) para cada solução analisada e quanto tempo levará para recuperar esse investimento. Para obter mais informações sobre como reduzir seus custos, consulte “Reduza seus custos usando software de rastreamento de estoque”.
O que o software significa para a equipe?
Determine se sua equipe atual pode se adaptar a grandes mudanças na forma como você faz negócios. Em seguida, decida se você precisa contratar uma nova equipe com conjuntos de habilidades diferentes, reatribuir ou treinar sua equipe atual. Por exemplo, se você empregar muitos trabalhadores pouco qualificados para contar o estoque, pode não precisar deles com um sistema de estoque permanente. Além disso, eles podem não ser capazes de ajudá-lo a configurar seu novo software ou solucionar problemas após a instalação. Pode ser necessário contratar um membro da equipe com habilidades técnicas em software, dependendo da complexidade do que você compra. Se você puder realocar membros leais da equipe para outras funções ou treiná-los para o software, excelente. Caso contrário, considere primeiro quais são as suas necessidades de negócios.

Introdução ao software de controle de estoque

Para controlar seu estoque de maneira eficaz, você precisa de visibilidade no nível do item – algo que o software pode fornecer se for usado de forma consistente. Nesse caso, o uso consistente significa que cada membro da equipe o usa da mesma forma sempre que produz, vende ou recebe mercadorias. O software pode fornecer muitas coisas ao seu alcance. Por exemplo, você sempre sabe o que foi vendido e com que rapidez, todas as ofertas exclusivas e produtos descontinuados. Você tem uma versão eletrônica de cada transação, que pode incluir o número da peça, a quantidade e quando e onde você a vendeu. Para obter mais informações sobre por que comprar software de controle de estoque, consulte “Reduza seus custos usando software de rastreamento de estoque” .

Outras vantagens de ter um software de controle de estoque dedicado incluem:

Aumento nos lucros
Nunca tem ruptura de estoque
Códigos de barras e inventário de rastreamento de etiqueta
Não há mais baixas de estoque
Auditoria rápida e eficiente
Tempo economizado
Mais flexibilidade do sistema
Recuperação rápida de informações
Análise integrada para tomada de decisão

Para começar, procure o software com recursos que atendam às necessidades e ao futuro de sua empresa.

Ao procurar um novo software de controle de estoque, considere estes recursos:

Parâmetros de otimização de estoque
Ferramentas de rastreamento e previsão para sinalizar anomalias de estoque
Ferramentas que automatizam o reabastecimento, incluindo aquelas que calculam os níveis de estoque corretos
Gerenciamento de tempo de espera
Cálculos de estoque de segurança
Gestão de custos
Lógica para indicar vida de prateleira expirada e produtos de movimento lento
Suporte em vários locais
Integração de software de back office
Monitoramento automático de estoque
Controles de lote automáticos
Métricas de dados do fornecedor
Integração de código de barras
Integração de sistema RFID
Vários preços para itens, com base no cliente
Preços em moedas diferentes
A opção de atualizar por item ou por grupo de itens
Comunicação de múltiplos armazéns
Métricas de controle de qualidade
Rastreamento de lote
Suporte para vários usuários

Ao examinar qualquer sistema, é importante ter em mente as necessidades futuras e como a tecnologia pode ajudar. O Dr. Pyke compartilha: “Há um grande animal chamado previsão chegando. Todo mundo quer prever tudo que está por trás de cada decisão de compra que os consumidores tomam. O aprendizado de máquina e as grandes quantidades de dados apenas tornarão a capacidade de previsão melhor. Tirar proveito dessa capacidade de uma forma que não custe muito é o futuro desta indústria.

“Blockchain na cadeia de abastecimento também está crescendo. Você não precisa do blockchain para ser valioso, mas a visibilidade do que está por aí vai melhorar. Com o tempo, será interessante ver o que é real e o que é exagero, mas tudo terá um impacto, independentemente. Meu conselho é que as empresas fiquem um pouco de lado e vejam o que acontece. Eventualmente, as empresas poderão usá-lo para melhorias na gestão de estoque. ”

Para obter mais informações sobre os recursos que você deve procurar para oferecer suporte ao seu negócio, consulte “3 Principais recursos a serem observados ao selecionar o software de gerenciamento de estoque”.

As melhores práticas de uso de software de controle de estoque

Independentemente de usar um sistema de software dedicado ou planilhas, você ainda precisa seguir algumas práticas recomendadas. Use todas as ferramentas disponíveis para otimizar os níveis de estoque.

Depois de configurar o software de controle de inventário, siga estas dicas:

Use plataformas que se comunicam ou tenham tudo no mesmo sistema.
Trate cada item em seu inventário de maneira diferente; cada SKU é diferente por um motivo.
Certifique-se de que seus suprimentos estejam corretos, usando os dados disponíveis.
Use dispositivos móveis quando possível.
Faça um slot em seu inventário.
Realize contagens de ciclo e atualize os dados em seu sistema.
Vincule todas as transações ao seu software.

Você também deve garantir que não compre algo muito complicado para as necessidades da sua empresa e que o software valha o custo. Se não o fizer, não é apenas um desperdício de dinheiro, mas você pode acabar desnecessariamente frustrado. Se o seu software vier com capacidade analítica, no entanto, certifique-se de realizar a medição.

Se você comprou ou deseja adquirir um software de controle de estoque, use-o para realizar os seguintes cálculos:

Quais produtos estão vendendo e não vendendo
Custos totais de estoque
Tendências de estoque e dados de vendas
O orçamento de estoque

Para obter mais informações sobre como escolher o sistema de gerenciamento de estoque correto, consulte “Escolhendo o sistema de gerenciamento de estoque correto”.

Como manter seu estoque seguro

Garantir que seu estoque esteja seguro também deve ser uma prioridade quando se pensa em controle de estoque. Quer sua preocupação sejam ladrões e ladrões de lojas ou seus funcionários, a segurança do estoque afeta os resultados financeiros. Para proteger seus bens de pessoas que os roubariam de sua porta, identifique qual estoque é o mais caro ou o mais desejável. Por exemplo, sabão em pó e lâminas de barbear são commodities de alto alvo. Todo mundo precisa deles; eles com certeza revenderão e estão entre os itens mais roubados em qualquer supermercado. Esses produtos devem ser acessíveis aos clientes, mas colocados em um local de alta visibilidade se você tiver problemas com roubo.

Você deve encaixar itens caros e sofisticados, como computadores e eletrônicos, com etiquetas RFID que podem adicionar segurança. Um alarme soará se eles forem removidos. Certifique-se de garantir as entregas após sua chegada. Antes de registrar itens em seu sistema, é o melhor momento para eles serem perdidos ou roubados. Descarte qualquer material de embalagem adicional, para que os ladrões não pensem que uma entrega acabou de acontecer. Se possível, instale televisão de circuito fechado (CCTV), também chamada de vigilância por vídeo, em seus estacionamentos e outros locais vulneráveis para evitar possíveis roubos.

Uma ameaça externa não é a única preocupação de segurança que você deve ter. Os funcionários também podem roubar. Treine sua equipe sobre os sistemas de segurança em vigor e as políticas que tratam do roubo e sua disciplina. Muitas pessoas não sabem do pedágio que o furto representa para uma empresa, incluindo os custos de rotatividade de pessoal e segurança no emprego. Portanto, treine sua equipe para entender os verdadeiros efeitos do roubo.

Configurando procedimentos que evitam o roubo, você pode evitá-lo antes que ele ocorra. Por exemplo, a equipe que supervisiona o estoque não deve monitorar também os registros financeiros da empresa. Restrinja as áreas de acesso ao pessoal e distribua a responsabilidade. Considere se todos os funcionários precisam de acesso a todas as partes do seu armazém ou a todos os armários de suprimentos. Atribua funcionários responsáveis pela auditoria para auxiliar outros funcionários em suas necessidades de suprimentos. Reatribua regularmente a equipe ao controle de estoque para evitar conluio. Finalmente, considere se você está usando as funções do software existente da melhor maneira possível. A National Retail Federation constatou que o roubo interno diminuiu em pelo menos 11% em empresas que usam software de gerenciamento de estoque .

NetSuite pode ajudar a fornecer visibilidade em seu processo de controle de estoque

O gerenciamento adequado do estoque pode fazer ou quebrar um negócio, e ter uma visão do seu estoque a qualquer momento é fundamental para o sucesso. Independentemente do tipo de processo de controle de estoque que você escolher, os tomadores de decisão sabem que precisam das ferramentas certas para que possam gerenciar seu estoque com eficácia. O NetSuite oferece um conjunto de ferramentas nativas para rastrear o estoque em vários locais, determinar pontos de pedido e gerenciar estoque de segurança e contagens de ciclo. Encontre o equilíbrio certo entre demanda e fornecimento em toda a organização com os recursos de planejamento de demanda e planejamento de requisitos de distribuição.

Saiba mais sobre como você pode usar o Intentory automaticamente, reduzir os custos de manuseio e aumentar o fluxo de caixa.

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